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Archivo


LUZ MARINA ALFARO GÓNGORA
P.U, Archivo Central

Acta de eliminacion 25 de julio de 2017

Acta de Comité de Archivo No 002 de febrero 22 de 2017

Eliminación documental DDF febrero 22 de 2017

Resoluciòn 155 diciembre 27 de 2016

Registro de activos de informaciòn e ìndice de informaciòn clasificada y reservada

v2/files/Acta No_ 01 Eliminación documental División Fundamentales.pdf

Plan Anual de Transferencias Documentales Primarias 2016

Acta No. 02 Eliminación Documental División Penal

Acta. No. 01 Eliminación Documental División Penal

Inventario de Documentos a Eliminar de la División Vigilancia Administrativa y Judicial
Descargar Acta No. 003 del 24 de Junio de 2015 Archivo Central

Descargar Acta No. 006 División Penal

Descargar Acta No. 006 Control Interno


Descargar Acta No. 006 Despacho del Personero


Descargar Acta No. 005

Descargar Acta No. 00
4

Programa de Gestión Documental  Descargar

Cuadros de Clasificación Documental
 
 
Dependencia
Centro de Conciliación Tabla
División Financiera Tabla
Despacho Personero Tabla
División Penal Tabla
División Vigilancia Administrativa y Judicial Tabla
Control Interno Tabla
Personeria Auxiliar Tabla

FUNCIONES DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA PERSONERÍA 

- Planificar y dirigir el proceso de transferencias documentales, desde las dependencias de la entidad hasta la ubicación en los depósitos del archivo central y de este al histórico, de acuerdo a la normativa establecida por el archivo general de la nación.
- Organizar y dirigir la elaboración de los instrumentos de descripción y control de la documentación custodiada en los archivos.
- Definir y dirigir el sistema de organización integral de la documentación, asesorando al personal administrativo de los archivos de gestión, ofreciéndoles la ayuda técnica necesaria.
- Planificar, dirigir y coordinar la metodología de organización documental utilizada en los archivos de gestión en relación con el sistema de clasificación, transferencias, elaboración de instrumentos de descripción preservación y conservación de la documentación.

- Gestionar la consulta y préstamo de la documentación depositada en el archivo central.
- Consultar con el comité de archivo de la entidad, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos
- Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades con miras a su conservación temporal o permanente, o su eliminación como resultado de la valoración documental que estará expresada en las tablas de retención documental.
- Eliminación documental. Destrucción física de los documentos que no son de conservación permanente.
- Promover la capacitación del personal vinculado a los archivos en los diferentes niveles y áreas de trabajo.
- Facilitar rápida y cómodamente la documentación solicitada.
- Depósito final de los documentos en estanterías, cajas y archivadores.

- Valorar la documentación para su futura incorporación al archivo histórico de la entidad.
- Velar por las condiciones de conservación de la documentación depositada en el archivo central.
- Elaborar y presentar las Tablas de Retención Documental ante el Comité evaluador de documentos del orden Municipal, para su aprobación.
- Socializar e implementar las T.R.D. en cada una de las oficinas.
- Establecer anualmente un cronograma de actividades con el fin de hacer seguimiento en la aplicación de las T. R.D.


NORMAS QUE REGULAN LA FUNCION ARCHIVISTICA

Constitución Política de Colombia: Artículos 8,15 23, 74 y subsiguientes.

LEYES
• Ley 80 de diciembre 22 de 1989 Por la cual se crea el A.G.N.
• Ley 4 de 1993 establece la obligación que tienen las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos
• Ley 190 de junio 6 de 1995 Articulo 79 Estatuto Anticorrupción.
• Ley 200 de julio 28 de 1995 por la cual se adopta el Código único Disciplinario Artículos 34 y 40 numerales 1, 5 y 24 señala los deberes de los servidores públicos. Artículo 41numerales 7, 9,16 y 24.

• Ley 594 de julio 14 de 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivo.
• Ley 734 de 2002 Código Único Disciplinario Artículo 34 numeral 5 y 22. Articulo 35 numeral 7, 8.13 y 21


DECRETOS.
- Decreto 1382 de 1995 Tablas de Retención Documental.
-Decreto 4124 de 2004 por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y se dictas otras disposiciones relativas a los archivos privados.
-Decreto 3666 de 2004 por el cual se consagra el día Nacional de los archivos en Colombia.


ACUERDOS.
-Acuerdo 011 de 1996 criterios de conservación y organización de archivos
-Acuerdo 07 del 29 de junio de 1999 por el cual se expide y se adopta el Reglamento General de Archivo.
-Acuerdo 060 del 3 de octubre de 2001 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales.
-Acuerdo 046 de 2000 procedimientos para la eliminación de documentos
-Acuerdo 060 del 3 de octubre de 2001 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
-Acuerdo 038 de 2002 Desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivo., sobre la responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos.

-Acuerdo 039 de 2002 Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las T.R.D. en desarrollo del artículo 24 de la ley General de Archivo.
-Acuerdo 042 de 2002 Del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, por el cual se establecen los criterios para la organización de los Archivos de Gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, regula el Inventario único Documental y desarrolla los Artículos 21, 22, 23 y 26 de la ley 594 de 2000. (Ley General de Archivo).


CIRCULARES

-Circular No.004 de 2003 del Departamento Administrativo de la Función Pública y del Archivo General de la Nación, por la cual se establecen los criterios técnicos para la organización de las Historias laborales.
-Circular No. 001 de 2004 Relaciona el inventario de documentos para eliminar
-Circular No. 004 de 2003 D.A.F.P. y A.G.N. Establece pautas para la organización de Historias Laborales.
-Circular No.012 de 2004. Del Departamento Administrativo de la Función Pública y del Archivo General de la Nación, establece orientaciones para el cumplimiento de la Circular No. 004 de 2003 (organización de Historias laborales)
-Circular No. 035 de 2009. Por la cual se establecen Controles a la Ley General de archivo.


Plan Anual de Transferencias
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Objetivo: Definir la metodología y herramientas necesarias para realizar  el proceso de transferencia documental primaria, de conformidad con los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental (TRD).

 

Alcance: Aplica para todas las oficinas productoras de documentos, que de acuerdo a los tiempos establecidos en la TRD, precisan tener transferencia primaria.

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